近頃は、便利なメールやラインなどを使い、お礼を伝える方も増えています。必ずしもお礼状を書いてお礼を伝える、という決まりはないですが、上司や目上の方へお礼を伝えるとき、メールやラインなどで簡単に済ませてしまうのは失礼です。
改まったシーンや相手には、きちんとした形でお礼状を出すようにしましょう。
親しい関係の方とは、メールやラインでやり取りしているかもしれませんが、改めてお礼状を書いてみるのも新鮮でいいかもしれませんね。丁寧に書いた手書きの文字は、気持ちのこもった温かなものとなりますので、きっと喜んでくれることでしょう。
目次
お礼状の基本マナー
お礼状が相手に届くまでに、どうしても２、３日は時間がかかりますから、贈り物が届いたらすぐにお礼状を出しましょう。
お礼状が遅くなりそうなときは、相手は品物が届いたかどうか心配しています。なるべくその日のうちに、先方に電話で届いたことを知らせましょう。
遅れてお礼状を書くとき、遅くなったお詫びの気持ちを書くようにします。相手に失礼にならない常識のある文章で、感謝の気持ちを伝えてくださいね。
また、電話でお礼を一度伝えているのに、改めてお礼状を出すと少しくどいかな？と思うのであれば、暑中見舞いや寒中見舞いのはがきに一言「○○のときには、お心遣いいただきありがとうございました」と添えて、はがきを出すのもよいかもしれませんね。
縦書きでも横書きでもいいの？
最近は、お礼状を横書きで書く方もいますが、基本的に改まった文章や弔事のときは縦書です。親しい方へ宛てるときは、横書きでもかまいませんが、目上の方へ宛てるときは、縦書きで書くのがマナーです。
お礼状に他の用件を書いてもいいの？
他の用件をお礼状に書いてしまうと、お礼はついで？と相手が思ってしまうかもしれませんので、他の用件は書かないようにしましょう。
相手に近況報告をするのはよいですが、文章が長くなるためはがきだと文字が小さく読みにくくなります。そんなときは、手紙を用いるようにしてくださいね。
喪中の相手へのお礼状
お礼状は、お祝いを伝えるために書くものではなく、感謝の気持ちを伝えるために書くものなので、相手が喪中であっても出すことは失礼にはなりませんが、文章の書き方には注意が必要です。
・祝い事や相手の安否を尋ねる言葉
・相手の不幸を連想させる言葉
・「くれぐれも」や「ますます」などの重ね言葉
上記のことに気をつけて、必要な事だけを書くようにしましょう。
お礼状はボールペンで書いてもいいの？
お礼状は、毛筆や万年筆、インクペンで書くのが丁寧です。目上の方や改まったシーンに、ボールペンだと少し軽い印象になりますから、ボールペンは使用しないほうがよいでしょう。
修正ペンや修正テープの使用について
修正テープや修正ペンで間違えた文字を消してしまいがちですが、それを手抜きと感じる方もいますから、もう一度丁寧に書き直しするようにしましょう。
はじめにシャーペンや鉛筆で、薄く下書きしておくとよいでしょう。
はがき、手紙、一筆箋、カードの使い分け
改まったシーンや相手には、基本的には白の封書を用いて縦書きでお礼状を書くのが望ましいです。
ビジネスなどで英語や数字を多く使うときは、横書きで書いても問題はありません。
はがきはあくまでも、封書に比べると略儀という事を覚えておきましょう。用件がたくさんあるときや、内容を見られたくないときは、手紙を用いるようにしましょう。
改まったシーンでも、文章がしっかりしたものであれば、はがきを使っても問題はありませんが、結婚式や出産祝いなど、写真入りはがきでのお礼状は、受け取る相手によって失礼になることがありますので、自分との関係性を考えみましょう。
日頃から親しくさせてもらっている上司なら、写真入りのはがきも喜んでくれるかもしれませんね。
一筆箋は手紙とは異なり、あらたまったお礼状には不向きですが、カジュアルに楽しめるところが魅力的です。
一筆箋を封筒に入れると丁寧な印象になりますのでお中元やお歳暮、誕生日などの贈り物を送るとき、メッセージカードの代わりに添え状として用いるのもよいですね。
ビジネスやフォーマルシーンでも、メッセージカードにお礼を書いて、品物に添えるのはよいと思いますが、改まった方にそれだけでお礼を簡単に済ませてしまうのはいけません。
改まった方には、封書やはがきを用いてお礼状を出すようにしてくださいね。
